Beragam berkas administrasi sering kali membutuhkan file copy. Mesin fotocopy adalah mesin yang berguna untuk melengkapi file copy tersebut. Beberapa fitur ditambahkan produsen mesin untuk mempermudah penggunanya.
Berikut akan dibahas beberapa cara menggunakan mesin fotocopy yang sering diperlukan.
Cara Menggunakan Mesin Fotocopy sebagai Printer
Beberapa mesin fotocopy memiliki fitur yang diperuntukkan sebagai printer. Cara penggunaannya pun sama, membutuhkan pc sebagai penghubung dengan file yang akan dicetak. Cara menggunakan mesin fotocopy yang dilengkapi dengan port USB sama seperti install driver printer pada pc.
Jika mesin tidak memiliki port USB maka dapat menggunakan cara lain. Pertama, siapkan dahulu beberapa perangkat seperti mesin fotocopy, driver, pc yang terintegrasi dengan LAN (dapat membeli LAN Card), serta kabel LAN (type cross untuk dihubungkan dengan 1 pc atau type straight jika dihubungkan dengan beberapa pc).
Berikut adalah langkah menghubungkan mesin fotocopy dengan pc, yaitu:
- Buka Window device manager untuk memastikan NIC terhubung dengan pc dan mesin fotocopy.
- Mengunduh driver tipe UFR. Ekstrak file dalam folder khusus
- Sambungkan pc dengan mesin fotocopy menggunakan kabel LAN.
- Tambahkan perangkat dengan setting IP Address.
- Untuk mesin fotocopy
- Tekan tombol *
- Sistem Setting
- Network Setting
- TCP/IP
- Input IP Address
- Untuk komputer sama, namun IP Address pada angka terakhir diganti dengan angka lain.
- Lanjutkan menambahkan mesin fotocopy pada pc.
- Windows control panel
- Printer and faxes
- Add printer
- Local printer that attached to this computer
- Create new port – standard TCP/IP port, kemudian di next 2 kali
- Input IP address
- Ganti nama port name (sesuai keinginan), kemudian di next 2 kali
- Klik have disk dengan memasukkan folder khusus yang telah di buat pada poin 2, pilih sesuai dengan tipe mesin.
- Selesai, mesin fotocopy telah terhubung sebagai printer pada pc dan siap digunakan.
Bisa juga dengan melihat panduan berupa video berikut :
Cara Menggunakan Mesin Fotocopy Bolak Balik
Beberapa file membutuhkan teknik fotocopy bolak balik. Pada mesin terdapat dua cara untuk melakukannya, yaitu ADF dan kaca scanner.
Penggunaan ADF biasanya diperuntukkan untuk file dalam jumlah banyak serta otomatis. Catatan khusus fitur ini adalah file yang di-copy harus dalam keadaan rapi dan bersih.
Adapun tahapan penggunaan ADF adalah sebagai berikut:
- Masukkan file
- Pilih “paper select”
- Tekan “two sided (2-2)” pada file yang bolak balik, atau “two sided (1-2)” untuk yang belum.
- Tekan “start” untuk memulai.
Penggunaan cara kedua dengan kaca scanner atau cara menggunakan mesin fotocopy bolak balik manual adalah dengan meletakkan file yang ingin di-copy pada area kaca scanner.
Adapun tahapannya adalah sebagai berikut:
- Letakkan file pada area kaca scanner
- Pilih “paper select”, biasanya A4
- Tekan “start” untuk memulai proses fotocopy
- Balik file dan beri jarak kurang lebih 1 cm, kemudian ulangi proses selama 2 kali.
- Tekan “done” dan file telah selesai di-copy.
Cara Scan Menggunakan Mesin Fotocopy
Selain berguna untuk menghasilkan hardcopy dari suatu file, mesin fotocopy juga dapat menjadi scanner yang meng-convert file menjadi bentuk soft file. Adapun cara menggunakan mesin fotocopy adalah sebagai berikut:
Setting Pada Mesin Fotocopy
- Siapkan file yang akan di-scan
- Letakkan pada bagian ADF atau kaca scanner
- Tekan scan/system (nama fitur tergantung pada tipe mesin yang digunakan)
- Lalu pilih “online”, dan melalui pc yang terhubung.
Setting Pada PC
- Pada pc, sebelumnya pastikan pc telah memiliki perangkat aplikasi PDF.
- Buka aplikasi PDF, lalu pilih file dilanjutkan dengan create PDF form scanner.
- Kemudian pilih “scangear”
- Klik “scan”
- klik “next” (jika file lebih dari 1 halaman) dan klik “done” setelah selesai
- Preview dari file yang telah di-scan akan ditampilkan pada layar
- Klik “save” jika telah selesai dan pilih format dan nama file sesuai kebutuhan
- File pun telah tersimpan pada pc.
Cara Menggunakan Mesin Fotocopy Canon
Canon merupakan salah satu merek mesin fotocopy yang ramai digunakan oleh pengguna. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan sebelum menggunakannya, yaitu mempelajari buku manual serta memahami fungsi tombol dasar yang tersedia.
Adapun untuk cara menggunakan mesin fotocopy Canon, diantaranya:
- Nyalakan mesin dengan menekan tombol power
- Letakkan file diatas area scanner dan pastikan telah sesuai dengan batas (terletak di bagian pinggir)
- Klik “paper select” dan sesuaikan ukuran kertas.
- Tombol angka berfungsi untuk mengatur jumlah kertas copy.
- Klik “start”, dan file ter-copy.
Itulah beberapa cara menggunakan mesin fotocopy yang dapat dipraktekkan sehari-hari. Nama fitur pada mesin dapat berubah sesuai dengan tipe yang digunakan. Semoga bermanfaat dan selamat mencoba.
